¿QUE ES UN DIAGRAMA DE GANTT?
Un diagrama de Gantt es la representación gráfica del tiempo que dedicamos a cada una de las tareas en un proyecto concreto, siendo especialmente útil para mostrar la relación que existe entre el tiempo dedicado a una tarea y la carga de trabajo que supone. Una de sus limitaciones es que no muestra la relación de dependencia que pueda existir entre grupos de tareas. Los diagramas de Gantt fueron ideados por Henry L. Gantt en 1917 (un año antes de la creación del método de aprendizaje por proyectos) con la intención de ofrecer un método óptimo para visualizar la situación de un proyecto.
COMO REALIZAR UN DIAGRAMA DE GANTT?
- Utiliza una hoja de cálculo Excel o un papel cuadriculado y en una columna anota todas las tareas que se requieren para desarrollar el proyecto. Estima el tiempo que se tardará en completar cada tarea y en la celda siguiente escribe una fecha aproximada. Uno de los errores más frecuentes es que muchas personas subestiman el tiempo. Debes considerar siempre las emergencias, interrupciones y accidentes que podrían ocurrir. En este caso, las tareas no se podrían completar a tiempo, no habría quién cubra el trabajo o las tareas prioritarias tendrían que completarse antes de lo indicado. La maquinaria podría descomponerse o tendrías que rechazar el producto porque no cumple con las normas de calidad establecidas. Redobla el lapso de tiempo que consideres necesario para realizar una tarea. De esta manera, no perderás credibilidad cuando el trabajo requiera de más tiempo que el previsto.
- A la lista agrega tareas administrativas y reuniones. Estima el tiempo que se requiere para cada una.
- Considera las directrices que el presupuesto te indica. Así como la cantidad de tiempo y la compra de materiales que el avance del proyecto necesitará para no interrumpirlo.
- En la hoja de papel cuadriculado o en la de Excel, escribe en la parte superior la fecha que indica el inicio del diagrama y otra que señale el termino. Si la planificación desactividades requiere una secuencia por hora,entonces en la fila superior programa lapsos de tiempo por hora y no por fechas.
- Asigna un color a cada tarea en la fila que corresponde a la columna del tiempo inicial estimado. Identifica con otro las celdas que correspondan a los tiempos en que se llevarán las tareas. Asimismo, delimita la columna completa que contiene las fechas previstas para su conclusión.
- Supervisa tu diagrama de Gantt y observa los avances del proyecto para verificar qué tan cerca de las fechas estimadas las tareas se completaron. Realiza los ajustes necesarios para adaptar los cambios correspondientes.
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